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Los silos de datos son datos aislados a los que solo puede acceder un grupo de una organización. Entendamos el concepto de silos de datos y por qué son problemáticos.

Definir Silos de Datos

El significado de silos de datos puede denominarse depósito de datos controlado por un departamento o una unidad de negocio de una organización. Los datos aislados a menudo son incompatibles con otros conjuntos de datos, lo que los hace difíciles o no accesibles en absoluto para otros grupos o unidades de la misma organización.

Por ejemplo, los departamentos de marketing, ventas, recursos humanos u otros necesitan datos diferentes para realizar su trabajo. Estos departamentos suelen almacenar sus datos en ubicaciones separadas conocidas como silos de datos o información. Con el aumento de los activos de datos, los silos también crecen.

Las raíces de los silos de datos pueden ser técnicas, organizativas o culturales. Suelen surgir en empresas más grandes porque unidades organizativas separadas pueden operar de forma independiente según sus objetivos, prioridades y presupuestos.

Aunque los silos de datos pueden parecer inofensivos, terminan afectando negativamente el desempeño general de una organización. Crea barreras para el intercambio de datos y la colaboración entre diferentes departamentos. También afecta la calidad de los datos. Los silos de datos suelen aparecer si no existe una estrategia de gestión de datos bien planificada.

¿Por qué Ocurren los Silos de Datos?

Según el significado de los datos aislados, no pueden denominarse datos saludables. Los datos sólo son saludables cuando son accesibles y fáciles de entender en toda su organización. Pero, si los datos no se pueden utilizar a tiempo o no se puede confiar en ellos, es posible que no agreguen ningún valor a la toma de decisiones de su organización.

Los silos de datos pueden ocurrir naturalmente en una organización con el tiempo, ya que cada departamento almacena datos para su propósito. Estas son las causas comunes que conducen a silos de datos:

  • Estructura Organizativa Aislada

La razón principal que conduce a los silos de datos es la estructura de una organización y sus estilos de gestión.  Ya sea una empresa grande con diferentes subsidiarias o empresas más pequeñas, si la organización sigue una estructura descentralizada, entonces se forman silos cuando las unidades operan de forma independiente.

Antes de los avances del big data y la nube, los departamentos individuales manejaban sus datos de forma autónoma. Esta práctica no estaba mal vista ya que ayudó a diferentes unidades de negocio a crear y administrar sus datos de acuerdo con sus políticas, procedimientos y objetivos. Esto llevó a que los equipos desarrollaran sus formas de trabajar y analizar datos, lo que resultó en la formación de silos en torno a los métodos de recopilación y almacenamiento de datos.

  • Cultura y Principios de la Empresa

La cultura empresarial a menudo puede conducir al aislamiento departamental. En una organización, si los departamentos de marketing y ventas tienen áreas físicamente separadas con su propio proceso de trabajo y objetivos, entonces cada departamento generalmente los considera una unidad de negocio separada.

Esta cultura de separación también se refleja en términos de gestión de datos. Incluso si tanto el equipo de marketing como el de ventas trabajan juntos con los datos de los clientes, la cultura de la empresa puede animarlos a mantener los datos separados. Dado que el concepto de intercambio de datos en toda la empresa es relativamente nuevo, deja a los departamentos sin interés en consolidar sus datos.

  • Implementación de TI y Tecnología

La tecnología es un arma de doble filo que conduce a la creación de sistemas aislados. En una organización, diferentes departamentos pueden depender de herramientas y sistemas de datos como CRM o sistemas de contabilidad únicos.

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Estos sistemas heredados no fueron diseñados para compartir datos fácilmente.  Cada sistema almacena y gestiona datos de forma patentada, lo que dificulta el fácil intercambio de datos entre departamentos.  Además, la adquisición descentralizada de TI permite que diferentes tecnologías ingresen al ecosistema, lo que resulta en bases de datos y aplicaciones incompatibles.

Además, el amplio espectro de plataformas de datos disponibles, incluidas bases de datos relacionales, servicios especializados en la nube y plataformas de big data, plantean la cuestión al adaptarse a requisitos comerciales específicos.  Estos perpetúan los silos de datos en el proceso.

  • Crecimiento Empresarial y Adquisiciones

Otro factor que puede afectar a una organización y conducir al desarrollo de silos de datos son las nuevas adquisiciones o el crecimiento de un negocio. Como ejemplo de empresa, se le agregarían o crearían unidades de negocio adicionales. Las fusiones y adquisiciones crean silos en una organización, lo que afecta negativamente a la organización a largo plazo.

¿Por qué son Problemáticos los Silos de Datos?

Los silos de datos esencialmente interrumpen las operaciones comerciales y las iniciativas de análisis de datos que las respaldan. Estos silos de datos limitan la capacidad de una organización para gestionar el proceso de negocio y tomar decisiones informadas.

Entendamos las diferentes razones por las que los sistemas de silos de datos perjudican a las empresas:

  • Limita la vista de datos

Los silos de datos obstaculizan el intercambio de datos relevantes entre diferentes departamentos de una organización. Dado que cada departamento tiene diferentes métodos para el análisis de datos, limita sus vistas y les impide identificar ineficiencias en toda la empresa con una visión limitada de los datos.

Debido a esto, no se pueden tomar decisiones y estrategias comerciales importantes con los datos disponibles, lo que lleva a una toma de decisiones errónea.

  • Amenazar la Integridad de los Datos

Los datos aislados pueden llevar a que la misma información se almacene en diferentes bases de datos, creando inconsistencias entre los datos de diferentes departamentos. A medida que los datos envejecen, se vuelven menos precisos y, por lo tanto, menos útiles.

Además, muchos silos de datos no están alineados con otros datos. Por ejemplo, un equipo de ventas puede formatear los datos de los clientes de forma diferente a otros departamentos. Si hay algún error en los datos, es posible que no se identifique ni se corrija en un silo en comparación con otros silos en diferentes departamentos. Esta inconsistencia en los datos puede afectar su calidad y precisión y crear problemas de integridad que pueden afectar tanto las aplicaciones operativas como las analíticas.

  • Desperdicio de Recursos

Con los silos de datos, la misma información puede almacenarse en diferentes sistemas. Cuando los usuarios descargan datos en su grupo o almacenamiento personal, los recursos se ven afectados. Además, este proceso conduce a la duplicación de datos y cada descarga es una copia redundante de los datos existentes.

En muchos casos, los sistemas son implementados y administrados por separado por diferentes unidades de negocios en lugar del equipo de gestión de datos.  Esto aumenta aún más el costo del gasto, lo que lleva a un uso ineficiente de los recursos de TI.

  • Desalentar el Trabajo Colaborativo

Los conjuntos de datos aislados en silos disminuyen significativamente las oportunidades de intercambio de datos y colaboración entre usuarios de diferentes departamentos. Mientras que las organizaciones basadas en datos adoptan la colaboración como una herramienta poderosa, esto se convierte en un obstáculo cuando hay silos de datos en una empresa.

Para que una organización experimente un crecimiento empresarial, necesita aprovechar constantemente el conocimiento de los datos y hacer de la colaboración un punto focal. Esto sólo puede suceder cuando los datos son accesibles y compartidos en toda la organización. Sin embargo, cuando los datos no se pueden compartir por completo, la capacidad de colaborar se ve afectada.

  • Mentalidad de Silo en los Departamentos
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Los silos de datos contribuyen a los silos organizacionales, es decir, departamentos y unidades de negocios que protegen estrechamente sus datos. Estos departamentos pueden mostrarse reacios a compartir sus datos con otros y también pueden resistirse a los programas de gobernanza de datos que se centran en romper los silos de datos.

Sin una gobernanza de datos adecuada, su disponibilidad, usabilidad, seguridad e integridad se verían afectadas. Esto también generaría datos inconsistentes y redundantes en todos los sistemas de la organización.

  • Problemas de Cumplimiento y Seguridad de Datos

Los diferentes silos de datos tienden a tener diferente espacio de almacenamiento. Algunos silos pueden almacenarse mediante herramientas comerciales en línea como Google Drive o algunos pueden ser almacenados por usuarios individuales en hojas de cálculo de Excel.

Esto aumenta el riesgo de seguridad y privacidad de los datos si la organización no cuenta con medidas de control adecuadas. Los silos también complican los esfuerzos para cumplir con las leyes de protección y privacidad de datos, creando más obstáculos en el desempeño de la organización.

  • Costos Ocultos

Los costos financieros de los silos de datos pueden diferir según la organización y su uso. El impacto negativo de los silos de datos está más arraigado cuando se trata de costos ocultos. Puede afectar directa o indirectamente a toda la organización al reducir su productividad, perder oportunidades comerciales o hacer que la gestión empresarial sea menos efectiva.

También puede reducir la calidad de los servicios al cliente y reducir la confianza en los datos, limitando su uso y sus beneficios para la organización. Estos pueden aumentar significativamente los gastos de TI y gestión de datos.

¿Cómo se Identifican los Silos de Datos?

El paso más importante para reducir o eliminar los silos de datos en una organización es saber cómo identificarlos. Los silos de datos suelen ser difíciles de detectar debido a su naturaleza desconectada. En un escenario empresarial ideal, los equipos de gestión de datos y TI deberían crear un inventario de todos los sistemas utilizados en su organización. También deberían actualizar periódicamente esta lista cuando se agreguen nuevos sistemas.

Sin embargo, encontrar los silos de datos suele ser un desafío, especialmente en organizaciones grandes con muchas unidades de negocios que operan de forma autónoma. A continuación se detallan algunas de las señales que debe tener en cuenta y que pueden indicarle silos de datos:

  • Inconsistencias entre los datos reportados en diferentes departamentos
  • Los usuarios finales encuentran que los conjuntos de datos están desactualizados o incompletos
  • Gastos de TI imprevistos que emergen más allá del presupuesto
  • Ejecutivos se quejan de falta de datos para determinadas operaciones comerciales
  • Desafíos que enfrentan los equipos de inteligencia empresarial (BI) y ciencia de datos al localizar o recuperar datos

Estrategias para Enfrentar Silos de Datos

Eliminar los silos de datos es crucial para que una organización administre y utilice los datos de manera más efectiva. Puede mejorar el rendimiento del negocio en general y ayudar a reducir los costos de gestión de datos y TI.

Como organización, puede implementar las siguientes estrategias para eliminar silos y conectar activos de datos para respaldar las operaciones comerciales:

  • Gestión del Cambio

Para poner fin por completo a los silos de datos, la clave es cambiar la cultura organizacional. Se puede dar un paso hacia el cambio implementando un proceso de desarrollo de estrategia de datos o emprendiendo iniciativas de gobernanza de datos.

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Comunique las ventajas del intercambio de datos y la integridad de los datos y resalta el impacto negativo de los silos de datos para que toda la organización pueda adoptar la iniciativa. Alternativamente, también puede implementar programas completos de gestión de cambios para realizar cambios culturales positivos y garantizar que todos los departamentos los adopten.

  • Integrar Datos

Integrar silos de datos con otros sistemas es la forma más eficaz y sencilla de eliminarlos. Una forma popular de integración de datos es mediante el uso de herramientas de extracción, transformación y carga (ETL), que ayudan a extraer datos de los sistemas de origen, combinarlos y cargarlos en el sistema o aplicación de destino.

ETL basado en la nube es otro ejemplo mediante el cual puede integrar datos de manera eficiente.  Este formato ETL aprovecha la infraestructura del proveedor de la nube, incluido el almacén de datos o las herramientas ETL diseñadas para funcionar de manera eficiente en su entorno. ETL rompe los silos debido a que los datos se pueden recopilar de múltiples fuentes para analizarlos en una ubicación central.

Otro método puede ser mediante el proceso de secuencias de comandos. Aquí las organizaciones pueden encargarle a TI que escriba scripts en SQL, Python u otros lenguajes de scripting para mover datos desde fuentes aisladas a un almacén de datos.

Sin embargo, la desventaja de este método es que puede generar complejidad. Cuando hay cambios en la fuente de datos, sería necesario actualizar el script una y otra vez, lo que lo haría costoso y consumiría mucho tiempo.

  • Centralizar Datos

La forma ideal de eliminar el problema del silo de datos es agrupar todos los datos corporativos en un almacén de datos o lago de datos basado en la nube. Hacer esto crea un depósito central de datos optimizado para un uso y análisis eficientes.

Estos lagos y almacenes de datos pueden almacenar una cantidad significativa de datos en diferentes formas. Por lo tanto, los datos de diferentes fuentes se pueden combinar y almacenar juntos, haciéndolos fácilmente accesibles para individuos o grupos para equilibrar las necesidades comerciales con la privacidad y la seguridad.

  • Establecer Gestión y Gobernanza de Datos

Con datos centralizados e integrados, también crea el alcance para centralizar el acceso a los datos y su control con un marco de gobierno de datos adecuado. Al hacerlo, no sólo se eliminan los silos existentes, sino que también se evita que se creen otros nuevos.

Además, las sólidas políticas de acceso a los datos facilitan el análisis de autoservicio. Por lo tanto, los usuarios empresariales con permiso pueden acceder y utilizar fácilmente los datos necesarios sin retrasos ni dolores de cabeza innecesarios.

El futuro del Almacenamiento de Datos

Un enfoque descentralizado del almacenamiento de datos conduce a la formación de silos. Al cambiar a soluciones de datos en la nube, su organización puede centralizar datos de diversas fuentes y hacerlos fácilmente accesibles para diferentes personas y departamentos.

Además, al incorporar un proceso ETL, se pueden eliminar datos irrelevantes y duplicados. Esto puede mejorar la calidad de los datos y conducir a un análisis preciso. Con una solución en la nube, diferentes unidades de una organización pueden trabajar en colaboración con datos nuevos y limpios a los que se puede acceder con una vista de 360 grados de la organización.

Conclusión

Por lo tanto, los silos de datos impactan negativamente el desempeño y la productividad de la organización en su conjunto. Crea barreras y dificulta el fácil acceso a los datos. Debido a esto, es fundamental identificar silos de datos y eliminarlos para que la organización pueda tomar decisiones basadas en datos y utilizar nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo.